慧点科技OA系统解析之会签管理功能

-让公文会签业务高效、合理

北京2017年1月16日电 /美通社/ -- 本文是慧点科技业务顾问邓琼兰所著的文章，以下为详细内容：

在公文流转过程中，经常会碰到“会签”流程。那么，“会签”到底是什么意思？很多公文管理工作者都会发出这样的疑问。通俗意义上理解，“会签”是指在撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序。一般来说，当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。

每个企业对公文会签都有着自身的理解，但公文会签普遍有以下独特的业务特点：

首先，公文会签具有严肃性。一般来说，只有公文在具有全面性或涉及重大事项时才需要在行文时发起会签，并由会签方正式出具意见后，呈报给高层领导进行文件的签发。由于公文会签的严肃性，因此要求公文在会签时具备一定的防伪性。

其次，公文会签流程具有跨部门协作性。公文会签的过程是一个征求多部门意见的过程，必然需要多部门之间的协作。因此如何提高会签的效率问题是一个亟待解决的问题。

再次，公文会签具有意见明确性。参与会签的各方必须出具详尽意见，不能存在意见不明或态度模糊的地方。否则，会签发起方要与会签方进行积极的沟通，消除歧义。

最后，公文会签具有时效性。参与会签的各方需要在一定时限内对待签文件进行审核、修改。

自OA系统中出现公文管理模块以来，会签管理功能就成为了“绕不开、逃不了”的核心功能点之一。慧点科技在协同办公领域深耕18年，对集团型企业的公文管理业务有独到、深刻的理解。针对不同企业会签管理的模式不同，慧点科技设计、开发了人员会签和部门会签两种会签模式。

人员会签是指会签发起人直接向相关的具体人员发起会签，会签参与人直接出具会签意见反馈给会签发起人。人员会签的过程一般比较简单，具有直接、高效的特点。一般来说，人员会签适用于一下几类企业：集权型的企业、规模比较小的企业、组织架构单一的企业和管理扁平化的企业。

部门会签是指会签发起人向各个部门发起会签，通常要先在部门内部走会签子流程以收集意见，再由部门制定的会签意见反馈人整理、汇总部门内部的意见，集中反馈给会签发起人。部门会签的周期一般比较长。一般来说，部门会签适用于以下几类企业：分权型企业、大型集团型企业和组织层级复杂的企业。

为了满足不同会签模式的业务需求，慧点科技在OA产品中增加了沟通、加签、减签、决策性意见和会签反馈等特色功能。

沟通功能

在会签过程中，参与会签的人可以通过沟通功能征求各方意见。根据不同的管理要求，会签发起人可以向一人或多人发起沟通，被沟通者将收到会签文件且必须出具意见；如果被沟通者迟迟不予答复，系统提供终止沟通的功能。

加签/减签功能

发起会签后，业务上可能会存在要增加或减少会签参与人或参与部门的情况。慧点科技OA产品的加签/减签功能，方便会签发起人随时根据需要新发起会签或者终止会签过程。

决策性意见

由于会签具有意见明确性特点，因此参与会签的人不能出具模糊的意见。慧点科技在会签过程中增加了决策性意见的功能，会签参与人必需出具“同意”或“不同意”的意见，否则文件不能无法流转，从操作层面杜绝模糊性意见的出现。

会签反馈功能

为了满足部门会签的需求，慧点科技设计、开发了会签反馈功能。各个部门之间进行会签的过程互不可见，只有通过会签反馈功能反馈的意见才能被会签发起部门和其他参与会签的部门所见，既实现了部门内部意见的可追溯性，又满足了部门间意见保密的需求。

（编辑：常州站长网）

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